Klíčem k dokonalé organizaci dokumentů je správný systém. Podle toho pak snadno rozhodnete, co si nechat, co vyřadit a co archivovat. Papíry doma rozdělte do 3 hlavních kategorií, kterými jsou osobní dokumenty, finanční dokumenty a účtenky. Na každou kategorii pak použijte velký šanon, který nadepište, abyste věděli, co se v něm nachází.
Uvnitř šanonů pak papíry rozdělte ještě na podkategorie. Dokumenty z příslušných podkategorií čleňte do praktických papírových desek, obálek nebo průhledných plastových euroobalů.
Do kategorie osobních dokumentů patří rodné listy všech příslušníků vaší domácnosti, oddací list, rozvodové papíry, zdravotní záznamy nebo cestovní pasy. V kategorii finančních dokumentů byste měli mít bankovní výpisy, daňová přiznání, faktury, papíry o investicích či hypotéce, nebo záruční listy. Do poslední kategorie účtenky patří všechny doklady k nákupům spotřebičů a jiných věcí do domácnosti. Toto řazení však není žádné dogma. Záleží jen na vás, jak si dokumenty uspořádáte, aby vám to co nejvíce vyhovovalo.
Jednou za čas všechny dokumenty zkontrolujte a nepotřebné papíry nebo ty, u kterých už uplynula archivační doba, zlikvidujte. Dejte si ale pozor na citlivost uvedených informací na dokumentech. Ty byste měli nejlépe skartovat pomocí skartovačky. Ostatní dokumenty bez citlivých údajů můžete ještě znovu použít. Využít je můžete na sepsání nákupního seznamu nebo je nechat na malování dětem.
Pokud máte vše roztříděno, uložte šanony do příslušného nábytku. Dokumenty, které potřebujete častěji nebo se k nim chystáte v blízké budoucnosti vrátit, umístěte blízko vašeho pracovního stolu. Využít můžete i police a přihrádky na stůl, které slouží ke krátkodobému uložení dokumentů o maximálním rozměru A4.
Zdroj: b2bpartner.cz, prozeny.cz
